DOMANDE PER MATERIA
1) Un collaboratore si lamenta perché durante le riunioni aziendali, continuamente zittito dai colleghi, non riesce a esprimere adeguatamente le sue opinioni
- Prendo tempo, cercando di osservare più volte ed in prima persona la problematica esposta dal collaboratore prima di intervenire
- Rassicuro il collaboratore, garantendogli che durante le prossime riunioni gli sarà conscessa la possibilità di esprimersi adeguatamente
- Non intervengo, poichè il comportamento dei colleghi non influisce, a mio avviso, sulle performance
2) Un ufficio interno segnala con tono contrariato che una richiesta di abilitazione a un applicativo non è ancora stata completata. Dal controllo emerge che la richiesta è arrivata, ma manca l'autorizzazione del responsabile dell'ufficio richiedente e non è specificato il livello di accesso necessario. Il referente sostiene che l'urgenza era evidente e che il tuo ufficio avrebbe potuto procedere comunque, perché l'utente deve lavorare su pratiche in scadenza. Il responsabile ti chiede di chiarire la situazione mantenendo un rapporto collaborativo, ma senza attivare abilitazioni non autorizzate o poco definite. Come agisci?
- Inoltri all'ufficio richiedente l'elenco dei dati mancanti, precisando che l'abilitazione potrà essere attivata solo dopo l'invio dell'autorizzazione e del livello di accesso richiesto
- Spieghi al referente quali elementi sono necessari per attivare l'abilitazione, chiarisci il motivo della verifica e proponi un'integrazione mirata su autorizzazione e profilo di accesso
- Rimetti la questione al responsabile senza ulteriori interlocuzioni, ritenendo che il tono del referente renda preferibile evitare un confronto operativo diretto
3) Uno dei miei coordinatori è stato accusato di essere maschilista e le sue collaboratrici mi riferiscono alcuni episodi spiacevoli di cui egli si è reso recentemente protagonista
- Monitoro l'andamento della situazione riservandomi successivamente un intervento
- E' la prima volta che mi trovo in questa condizione e non so come risolverla
- Decido di convocarlo per discutere della questione e conoscere anche il suo punto di vista. Lo esorto tuttavia a prestare attenzione ai suoi comportamenti e richiamo la sua attenzione sul rischio che alcune iniziative potrebbero essere equivocate e creargli seri problemi anche al di fuori dell'ambito lavorativo
4) Da qualche giorno in ufficio circolano voci negative su un tuo collaboratore e sei preoccupato perché la cosa potrebbe influire negativamente sulle performance del team
- Chiedi spiegazioni di questi comportamenti ai diretti interessati e fissi una riunione durante la quale inviti a rileggere con attenzione i regolamenti aziendali nella parte che disciplina le relazioni fra i colleghi
- Fissi un incontro con l'interessato per capire come stanno veramente le cose
- Non intervieni
5) Dopo un derby calcistico due dipendenti discutono molto animatamente fra loro e dopo poco la conversazione degenera coinvolgendo situazioni lavorative
- Trasferisco uno dei due dipendenti
- Ribadisco che i comportamenti assunti non sono in linea con quanto previsto dal codice di comportamento aziendale
- Convoco i dipendenti nel mio ufficio. Accerto con loro che le informazioni in mio possesso siano reali e, non entrando nel merito delle questioni, rappresento che il disaccordo intercorso non favorisce il lavoro. Li invito ad astenersi da questi comportamenti che non sono conformi al codice di comportamento
6) I tuoi collaboratori, normalmente capaci di assumersi le proprie responsabilità, non stanno reagendo positivamente alla tua recente riorganizzazione
- Organizzi una riunione con tutto il gruppo e solleciti i componenti ad esprimere il loro punto di vista al fine di condividere le mie direttive e farle attuare
- Eviti il confronto, non esercitando pressioni; lasci le cose come stanno
- Ridefinisci gli standard, e dirigi in modo attento
7) Nel team c'è un collaboratore molto attento, preciso ed analitico. In fase di avvio di un nuovo progetto, tende tuttavia a rallentare i lavori del gruppo, si mostra scettico, individua sempre e solo i rischi e gli aspetti negativi connessi ad ogni situazione
- Organizzo un incontro in cui simulo l'avvio di un progetto e assegno a tale collaboratore un ruolo di responsabilità al fine di stimolare il suo entusiasmo e la sua partecipazione nel team
- Incontro il collaboratore e lo esorto ad individuare nuove strategie di approccio ai problemi aziendali
- Lo accetto per quello che è
8) Un collaboratore chiede di intercambiarsi le giornate con un collega del turno di notte, che sostiene di essere favorevole al cambio di turno
- Gli dico che per me non ci sono problemi
- Mi disinteresso della questione
- Li ringrazio di avermi avvisato e gli ricordo, come da procedura, che devono raccordarsi con l'Ufficio Risorse Umane e con il capo turno
9) Un tuo collega continua a parlare male di un altro componente del team ma nonostrante ciò la performance dei componenti non ha subito battute d'arresto
- Gli spiego che è meglio parlarne direttamente con il collega interessato e gli ricordo il rispetto dei regolamenti interni
- Verifico se è un comportamento occasionale e prendo tempo
- Propongo il trasferimento del collega
10) Dovendo modificare l'organizzazione delle attività dell'Ufficio, ho coinvolto per la decisione, tutti i componenti del team che hanno fornito interessanti e utili suggerimenti per l'implementazione del cambiamento. In questa occasione ho preso atto con favore che il gruppo ha mostrato di essere integrato e attento al raggiungimento dei risultati
- Per non perdere il ruolo faccio come ritengo più opportuno ignorando qualsiasi suggerimento del gruppo
- Una volta accertata che la proposta del gruppo sia quella efficace, lascio al team la definizione della implementazione
- Ascolto e rimodulo i suggerimenti del gruppo ma mantengo il controllo definendo i tempi di monitoraggio e supervisione
11) Un mio dipendente chiede che sia valorizzato il suo contributo nel progetto appena terminato
- Invito il dipendente ad un incontro e ascolto le sue argomentazioni. Gli riferisco il mio apprezzamento per il risultato raggiunto e gli descrivo i paramenti che mi permettono di avanzare una richiesta di ricompensa alla Direzione. Gli comunico anche che sto valutando l'eventualità di affidargli un compito molto importante che gli consentirà di valorizzare le sue competenze
- Convoco il dipendente descrivendo nel dettaglio i parametri che mi permettono di chiedere un riconoscimento
- Scrivo al dipendente una mail nella quale mi riservo di valutare la situazione
12) Un dipendente anziano ed esperto abituato a esprimere la sua opinione e stabilire le modalità operative del suo ufficio da tempo non fornisce indicazioni ai suoi collaboratori e le sue performance sono in evidente peggioramento
- In modo cortese ricordo al dipendente la sua funzione e l'utilità di dare supporto ai collaboratori
- Convoco il dipendente e gli chiedo chiarimenti. Gli ricordo la necessità di dare supporto e di favorire le procedure per raggiunge i risultati. Mi accerto che le idee espresse siano state comprese in relazione al compito da svolgere
- Spero che il dipendente cambi rapidamente reparto
13) L'ufficio deve predisporre un questionario che valuti la soddisfazione dell'utenza. Il dirigente ti chiede una proposta su come procedere
- Chiedo supporto ad un collega esperto, non sapendo come procedere
- Faccio qualche ipotesi di lavoro e la consegno al direttore che valuterà il da farsi
- Effettuo un'analisi delle variabili da osservare e predispongo una bozza. Suggerisco al dirigente di discuterla con altri funzionari per aver suggerimenti e feedback
14) Stai considerando un cambiamento per organizzare in modo nuovo il lavoro del tuo gruppo e interagendo con il personale hai acquisito la loro disponibilità e suggerimenti per i contenuti. Il gruppo nella sua interezza si è mostrato produttivo e ha dimostrato flessibilità
- Eviti il confronto
- Lasci che l'innovazione sia realizzata dal gruppo
- Hai intenzione di fare i cambiamenti nel modo suggerito, ma conservi il controllo delle modalità di esecuzione delle attività
15) Un mio collega da vari mesi si trattiene in ufficio oltre il normale orario di servizio. Racconta di dormire poco ed è sempre irritabile. Spesso critica la scarsa produttività degli altri. Ultimamente ha avuto una crisi cardiaca
- Segnalo la situazione alla direzione e agli altri colleghi con cui collabora. Lo contatto personalmente e gli rappresento i rischi connessi al suo lavoro derivanti dallo stress lavorativo
- Informo la Direzione e suggerisco la possibilità di monitorare la situazione
- Ritengo che il lavoro svolto dal collega sia molto utile e non penso che sia mio compito intervenire su questioni personali
16) Ti hanno chiesto di sostituire per qualche giorno un tuo collega al front office e un utente esterno sta protestando su una questione che ti sembra del tutto infondata
- Lo inviti a fare un reclamo all'ufficio apposito
- Accogli la lamentela e, per comprendere meglio, prendi nota delle proteste presentate e informi l'utente che avrà una risposta dall'ufficio in tempi brevi
- Fai finta di ascoltarlo, lo assecondi tanto poi si calma e va via
17) E' stato bandito un concorso per titoli riservato ai Dipendenti. Ti accorgi che la collaborazione nei team e negli uffici è diminuita
- Verifichi che la competizione che si sta sviluppando non diminuisce la produttività
- Sai che presto usciranno la valutazioni e l'elenco dei risultati concorsuali e non intervieni. Ritieni che presto tutto avrà termine senza conseguenze
- Verifichi la situazione connessa ai risultati e al funzionamento. Convochi una riunione nella quale condividi i risultati di questa verifica. Ribadisci la necessità di collaborare per ottenere i risultati produttivi perché non ritieni utile una scarsa collaborazione
18) Al termine di un anno durissimo ma molto proficuo, l'azienda ha deciso di premiare la mia divisione con un premio in denaro suddiviso in maniera equa fra tutti i collaboratori del team. Alcuni di essi, tuttavia, si sentono poco valorizzati, addirittura offesi da questa iniziativa e pensano di meritare un riconoscimento più ampio per il loro lavoro
- Prendo spunto da quanto accaduto per proporre l'implementazione di un nuovo sistema premiante
- Incontro i miei collaboratori informandoli che la decisione è stata presa dalla Direzione ed è irrevocabile
- Organizzo una riunione con il team, invitando anche la Direzione Generale, nel corso della quale ringrazio tutti i dipendenti per il loro intenso impegno. In particolare, menziono i collaboratori che si sono distinti per i loro risultati eccezionali e consegno loro un premio simbolico
19) Un utente interno chiede di ricevere un file di configurazione relativo a una postazione precedente, sostenendo che gli serve per ripristinare rapidamente alcune impostazioni personalizzate. Il file è presente in una cartella tecnica, ma non è chiaro se contenga parametri riferiti solo alla postazione o anche informazioni non pertinenti, come percorsi di rete o riferimenti ad altri utenti. L'utente insiste perché deve lavorare subito e un collega suggerisce di inviargli il file, dato che riguarda comunque la sua vecchia postazione. Tu devi supportare l'operatività dell'utente senza trasmettere materiali tecnici non verificati. Come ti comporti?
- Informi l'utente che il file deve essere verificato prima dell'invio e chiedi al responsabile se sia possibile recuperare solo le impostazioni effettivamente necessarie
- Non invii il file senza verifica, controlli con il responsabile o con il referente tecnico quali impostazioni possano essere recuperate e proponi un ripristino mirato e tracciabile
- Inoltri il file all'utente, ritenendo che riguardi la sua precedente postazione e che la necessità operativa renda preferibile procedere rapidamente
20) So che un mio collaboratore cerca di ottenere vantaggi immeritati, assumendo comportamenti poco professionali
- Osservo con più attenzione il collaboratore. Magari è successo una volta e non ricapita più
- Non sono affari che mi riguardano, se dall'alta direzione decidono di fargli ottenere certi vantaggi, sono certo che abbiano già valutato che non ci sia niente di così sbagliato
- Parlo immediatamente con il collaboratore, intimandolo di cessare fin da subito questo comportamento. Il suo atteggiamento è scorretto e si traduce anche in una forte mancanza di rispetto nei confronti dei colleghi
21) Prendi atto che negli ultimi tempi il tuo lavoro è diventata una routine che ti sottrae tempo da dedicare ad attività prioritarie. Decidi di delegare alcune di queste attività ripetitive
- Differisci nel tempo ogni decisione
- Individui un collaboratore in grado di svolgere il compito. Gli spieghi il processo, le attività, i risultati e lo incoraggi a migliorare le sue competenze
- Con ordine di servizio assegni alcune attività ad un dipendente
22) Una collaboratrice, molto precisa e meticolosa nel proprio lavoro, un vero punto di riferimento nell'ufficio, ha iniziato da qualche tempo a sostituirmi nello svolgimento di alcune mansioni vantandosi di avere, rispetto a me, una maggiore competenza e professionalità
- Fisso un incontro per un chiarimento, in cui le faccio presente che, sebbene sia un elemento prezios o per l'ufficio, tutte le decisioni devono essere previamente sottoposte alla mia valutazione
- Organizzo un incontro nel quale le rappresento le criticità osservate, facendo presente che sebbene lei sia un elemento prezioso sotto il profilo tecnico, il mio ruolo è caratterizzato anche da una visione strategica e da un complesso sistema di dati e informazioni attraverso il quale analizzo i problemi e definisco le possibili soluzioni. La sua proattività, una volta definiti i confini dei reciproci ruoli e competenze, può essere efficacemente utilizzata per provare a migliorare insieme il funzionamento dell'ufficio
- Mi disinteresso della questione
23) Dirigi una squadra di dodici persone. Al fine di affrontare i nuovi obiettivi del team, chiedi di elaborare il suo programma annuale. Il tuo manager ha dato a te e ad altri capi-squadra una scadenza di due settimane, in modo che possiate discuterne col consiglio
- Preparo una bozza del programma
- Decido di dedicarci poco tempo atteso che i programmi annuali non sono comunque mai rispettati
- Provo a completare il programma in tempo, per discuterne con il mio manager, prima che decida di sottoporlo al consiglio
24) Fra due giorni devi consegnare il progetto e il team è in ritardo
- Ti lamenti in modo forte con i collaboratori
- Convochi il team e solleciti il lavoro, chiedi spiegazioni e cerchi risorse
- Scrivi una mail a1lla direzio Pnreeeca. spett1i dispo2sizioni3
25) Un collaboratore si lamenta in quanto, per il terzo anno consecutivo, non ha avuto le ferie nel periodo richiesto
- Dico al collaboratore che non è mia competenza la gestione dei piani ferie per cui non si deve lamentare con me di certe tematiche
- Faccio presente al collaboratore che ci sono dei piani ferie ben stabiliti secondo criteri di equità, per cui deve esserci sicuramente una motivazione valida che ha portato a non accogliere la sua richiesta. Invito così il collaboratore ad esporre il problema all'ufficio competente. Mi preoccupo di essere aggiornato, e nel caso fosse necessario, trovo una soluzione insieme agli addetti dell'Ufficio Competente per soddisfare al meglio le esigenze
- Concedo al collaboratore il periodo di ferie che vorrebbe per l'anno corrente così da evitare ulteriori lamentele. Nel caso in cui si presenteranno problemi organizzativi l'ufficio competente me lo farà presente
26) La performance del gruppo è buona; le relazioni interpersonali sono buone, ma lo stato di avanzamento del lavoro sembra lento. Ti senti in qualche modo insicuro rispetto alla realizzazione degli obiettivi nei tempi pianificati
- Incontri i collaboratori singolarmente e fissi una riunione per ridefinire gli obiettivi che stabilisci personalmente. Organizzi uno step di verifica a distanza di 30 giorni
- Sottolinei l'importanza del rispetto delle regole e la necessità di completare regolarmente il lavoro
- Intenzionalmente non intervieni per evitare ingerenze
27) Noto che un collaboratore assume nei miei confronti un comportamento sempre più informale e spesso non svolge alcuna attività di sua competenza
- Fisso un incontro nel corso del quale prospetto dettagliatamente la situazione che si è venuta a creare e segnalo la necessità che ognuno svolga con diligenza le attività di sua competenza
- Monitoro ulteriormente i comportamenti del collaboratore con l'intenzione di intervenire qualora persistano
- Scrivo una mail di richiamo
28) Il tuo dirigente è stato nominato responsabile della transizione al digitale dell'Amministrazione e ti chiede collaborazione
- Predispongo un semplice appunto di analisi ed attendo indicazioni
- Suggerisco di fare una rilevazione delle piattaforme utilizzate e analizzo le direttive del Ministro sul tema al fine di evidenziare alcuni punti da approfondire. Elaborato uno schema, convoco una conferenza dei direttori per condividere una bozza di piano di attività
- Scrivo una mail rappresentando la mia difficoltà a procedere. Attendo direttive operative
29) Ti accorgi che gli altri componenti del tuo nuovo team non usano la modulistica aggiornata
- Aspetti la fine del lavoro e progetti una riunione per affrontare il problema
- Proponi un breve incontro con i nuovi colleghi per mostrare la modulistica da utilizzare e progetti un possibile sviluppo che la migliori
- Valuti che ognuno può utilizzare la modulistica che ritiene opportuna
30) In base al regolamento UE n. 679/2016, il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento…
- …fanno sì che chiunque agisca sotto la loro autorità e abbia accesso a dati personali non tratti tali dati se non è istruito in tal senso dal Ministero dell'Interno salvo che lo richieda il diritto nazionale e il diritto dell'Unione
- …fanno sì che chiunque agisca sotto la loro autorità e abbia accesso a dati personali non tratti tali dati se non è istruito in tal senso dalla Commissione di controllo e verifica dei dati, salvo che lo richieda il diritto nazionale
- ...fanno sì che chiunque agisca sotto la loro autorità e abbia accesso a dati personali non tratti tali dati se non è istruito in tal senso dal titolare del trattamento, salvo che lo richieda il diritto dell'Unione o degli Stati membri.
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